Como se diz no ditado popular pode até parecer farinha do mesmo saco, mas não é. Inutilizar e cancelar notas fiscais são ações bem diferentes. E esse é o assunto desse artigo. Continue a leitura!
O que é inutilizar uma nota fiscal?
Inutilizar um documento fiscal consiste na informação enviada à Sefaz de que um documento não será mais utilizado. Tratando-se de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), implica dizer que a numeração, ou o conjunto dela, não mais terá utilidade para uso do estabelecimento.
Na NF-e/NFC-e, existe um campo chamado “Número”. Essa numeração sempre está em sequência. Por exemplo, se foi emitida a nota n° 1000, a próxima será a de n°1001.
De vez em quando, durante a emissão, ocorrem problemas técnicos, que podem causar uma quebra de sequência dessa numeração. Mas isso não pode acontecer. Segundo a legislação, a sequência precisa ser respeitada e rupturas entre os números não são permitidas.
Motivos para realizar a inutilização da NF-e/NFC-e
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Quebra na sequência numérica da NF-e;
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Quebra na sequência não ser proposital, com intenção de fraude;
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Numeração da NF-e não ter sido utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado, autorizado ou denegado.
Quando NÃO fazer a inutilização da NF-e/NFC-e
Em alguns cenários a inutilização da NF-e não deve ser feita. Confira as quatro situações:
1 – NF-e cancelada
Uma nota é cancelada, quando o documento fiscal é aprovado, mas o produto não inicia sua circulação. Isso pode acontecer por vários motivos, como por exemplo: erros de digitação na Nota ou desistência da compra.
Assim como a inutilização, o pedido de cancelamento também é feito pelo sistema de emissão. Ele deve ser realizado em até 24 horas após o momento que a nota foi autorizada pela Sefaz.
Porém, o evento de confirmação da operação não deve ter ocorrido. Quando a confirmação, por parte do consumidor é homologada, a nota não poderá mais ser cancelada e deverá acontecer a devolução da NF-e.
2 – NF-e de devolução
A Nota Fiscal de devolução invalida os efeitos da operação de compra. Ela pode se aplicar também quando a entrega do produto atrasar, ou o estoque acabar.
Nos campos desse documento deve conter:
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Número;
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Data de emissão;
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Valor da operação original;
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Informação dos impostos que se aplicam
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Por fim, é necessário que a NF-e de devolução seja enviada ao destinatário e autorizada pelo Fisco.
3 – NF-e complementar
Por mais que o nome seja ilustrativo, é importante frisar que esse documento não é utilizado para substituir informações. A NF-e complementar acrescenta dados necessários, como valores do produto, quantidades, características etc. Ela é diferente da Carta de Correção, que possui outro objetivo.
4 – NF-e denegada
Irregularidades fiscais com o emissor ou destinatário podem resultar na denegação da nota. Como esse documento tem validade jurídica, não é possível utilizar o mesmo número. Assim, deve-se armazenar o XML da NF-e por 5 anos.
Qual a diferença entre uma NF-e cancelada e uma inutilizada?
Nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Assim, cada número poderá ser encontrado em apenas uma dessas situações:
– Ter sido utilizado por uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada;
– Ter sido inutilizado ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma dessas situações.
Como fazer a inutilização da NF-e/NFC-e
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Fazer a comunicação da quebra de sequência com a Sefaz até o décimo dia do mês subsequente ao erro. Por exemplo, se a quebra numérica ocorrer em janeiro, você deve informar o Fisco até 10 de fevereiro.
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Visto isso, é necessário entrar no seu emissor fiscal para cumprir o processo.
No ERP Mitis, o emitente tem acesso de forma automática, conforme base logada, modelo e data também, os demais campos precisam ser preenchidos, são eles: Nº Inicial, Nº Final, Série e Justificativa.
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